Datenschutzerklärung bei Bewerbungen aktivieren
Aktiviere die Datenschutz-Automatik in den Unternehmenseinstellungen, um Talente bei der Bewerbung automatisch zur Zustimmung aufzufordern
Diese Funktion ist Teil von Instaffo Professional
Kein Instaffo Professional? Kein Problem. Diese Funktion ist optional – der Bewerbungsprozess über Instaffo ist auch ohne eigene Datenschutzerklärung datenschutzrechtlich abgesichert (Instaffo-Datenschutzerklärung + AVV). Sie ist nur relevant, wenn deine interne Compliance eine eigene Erklärung verlangt.
Mit der Datenschutz-Automatik kannst du sicherstellen, dass Talente bei ihrer Bewerbung automatisch aufgefordert werden, deiner Datenschutzerklärung zuzustimmen. Diese Funktion ist Teil des Pro-Plans und zeigt den aktuellen Zustimmungsstatus direkt in den Screening-Antworten der Talente an.
Datenschutz-Automatik aktivieren
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Einstellungen öffnen
Navigiere zur Seite Einstellungen und suche im Bereich Für dein Unternehmen die Karte Datenschutz-Automatik. Diese Karte zeigt dir den aktuellen Status der Funktion an. -
Dokument hochladen starten
Klicke auf der Karte Datenschutz-Automatik auf den Button Dokument hochladen. Es öffnet sich ein Modal-Fenster für den Upload. -
Datenschutzerklärung hochladen
Im Modal-Fenster Dokument hochladen findest du einen Upload-Bereich mit der Beschriftung Lade die Datenschutzerklärung hoch. Klicke in diesen Bereich oder ziehe dein PDF-Dokument direkt hinein. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB. -
Upload bestätigen
Nachdem du dein PDF-Dokument ausgewählt hast, wird der Dateiname mit der Dateigröße angezeigt. Im Bereich Angezeigter Text siehst du eine Vorschau des Textes, der dem Talent bei der Bewerbung angezeigt wird. Dieser Text wird automatisch in die Sprache des Talents übersetzt. Klicke auf Hochladen, um den Vorgang abzuschließen.
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Aktivierung überprüfen
Nach dem erfolgreichen Upload ist die Datenschutz-Automatik automatisch aktiv. Der Status auf der Karte wechselt von Inaktiv zu Aktiv. Ab sofort wird bei allen neuen Bewerbungen die Datenschutzabfrage angezeigt.
So sieht die Abfrage für Talente aus
Wenn sich ein Talent auf eine deiner Stellen bewirbt, wird ihm während des Bewerbungsprozesses ein Modal mit der Datenschutzerklärung angezeigt. Das Talent sieht den Text "Ich stimme hiermit der Datenschutzerklärung von [Firmenname] zu" und kann über einen Link das hochgeladene PDF-Dokument einsehen. Durch Auswahl der Option Ja, ich stimme zu und Klick auf Next step kann das Talent die Bewerbung fortsetzen.
Zustimmungsstatus einsehen
Den Zustimmungsstatus eines Talents findest du im Talentprofil im Bereich Screening-Fragen. Unter dem Punkt Datenschutzerklärung wird dir das genaue Datum und die Uhrzeit der Zustimmung angezeigt, beispielsweise "Zugestimmt am 30. Juli 2026 um 11:33".
Nach erfolgreicher Einrichtung werden alle neuen Talente automatisch zur Zustimmung aufgefordert, und du kannst den Status jederzeit in den Talentprofilen nachvollziehen.
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