Wie verknüpfe ich eine Stelle mit unserem ATS?

In diesem Artikel erfährst du, wie du eine Stelle in instaffo mit deinem Applicant Tracking System (ATS) verknüpfst. Nach der Verknüpfung werden Bewerbungen automatisch in dein ATS exportiert und Statusänderungen synchronisiert.

ATS-Verknüpfung einrichten

1. ATS-Verknüpfung im Job-Cockpit öffnen
   Öffne die gewünschte Stelle und navigiere im Bereich Jobdetails zum Eintrag ATS-Verknüpfung. Bei der Erstellung neuer Stellen wird dir diese Option ebenfalls direkt angezeigt.

2. ATS-Job auswählen
   Klicke auf das Dropdown-Feld, das zunächst Nicht verknüpft anzeigt, und wähle aus der Liste den passenden Job aus deinem ATS aus, mit dem du diese Stelle verknüpfen möchtest.

   

3. ATS-Sync-Einstellungen aufrufen
   Nachdem du einen ATS-Job ausgewählt hast, erscheint ein Hinweis, dass Bewerbungen in dein ATS exportiert werden, sobald sie die Vorauswahlphase auf instaffo erreichen. Klicke auf den Link ATS-Sync-Einstellungen bearbeiten, um die Phasen-Zuordnung zu konfigurieren.

Phasen-Zuordnung konfigurieren

4. Phasen automatisch zuordnen lassen
   Im Dialog Phasen-Zuordnung werden die Phasen aus deinem ATS abgerufen. Instaffo macht automatisch einen Vorschlag und ordnet die instaffo-Phasen den bestpassenden Phasen in deinem ATS zu. Du siehst eine Übersicht mit zwei Spalten: ATS-Phase und Instaffo-Phase.

   Hinweis für Personio und Softgarden: Die Phasen können nur abgerufen werden, wenn bereits Bewerbungen eingegangen sind. Das Mapping der Phasen musst du gegebenenfalls später nachholen.

5. Phasen-Zuordnung anpassen
   Du kannst die automatische Zuordnung bei Bedarf ändern. Klicke auf das jeweilige Dropdown-Feld in der Spalte Instaffo-Phase und wähle eine andere Phase aus. Verfügbare Optionen sind:

   • Nicht zugeordnet
   • Bewerbung
   • Angenommen/Vorauswahl
   • Erstes Interview
   • Zweites Interview
   • Angebot

   Ablehnungen und Einstellungen in deinem ATS werden automatisch zurück zu instaffo synchronisiert – dafür ist keine manuelle Zuordnung nötig.

6. Phasen-Zuordnung bestätigen
   Klicke auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Export-Einstellungen festlegen

7. Export-Phase definieren
   Im Dialog Export-Einstellungen legst du fest, ab welcher Phase auf instaffo eine Bewerbung in dein ATS exportiert werden soll. Der Standard ist Vorauswahl. Du kannst aber auch Bewerbung auswählen, wenn die Bewerbung sofort nach dem Bewerbungseingang exportiert werden soll. Die Bewerbung wird dann in die ATS-Phase exportiert, die du im vorherigen Schritt zugeordnet hast.

8. Einstellungen speichern
   Klicke auf Speichern, um die Export-Einstellungen zu übernehmen.

Deine Stelle ist jetzt mit deinem ATS verknüpft. Bewerbungen werden automatisch gemäß deinen Einstellungen exportiert und Statusänderungen zwischen beiden Systemen synchronisiert.